Auxiliar Fiscal

• empresa.
• Totais: somatórios dos valores dos produtos, fretes, descontos, seguros, impostos e valor total da nota.
• Transportador: informações sobre o responsável pelo frete, tipo de transporte e dados do veículo.
• Informações adicionais: campo utilizado para observações legais ou comerciais relevantes à operação.

Cada campo da NF-e deve ser preenchido de forma precisa, pois qualquer erro pode gerar rejeições na autorização ou penalidades futuras.

DANFE e XML

A emissão da NF-e gera dois documentos distintos: o arquivo XML e o DANFE.

XML

O XML (Extensible Markup Language) é o documento digital original da NF-e. É o arquivo transmitido à Sefaz para autorização e que deve ser armazenado eletronicamente por um período mínimo de cinco anos. O XML contém todos os dados estruturados da nota e deve ser mantido tanto pelo emissor quanto pelo destinatário.

Esse arquivo é utilizado para:

• Escriturar as obrigações acessórias (como SPED Fiscal e EFD-Contribuições);
• Atender fiscalizações eletrônicas ou presenciais;
• Validar a operação e seu conteúdo com uso de softwares autorizados.

DANFE

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Ele acompanha a mercadoria em trânsito e contém uma chave de acesso de 44 dígitos para consulta da NF-e no portal da Sefaz. Embora o DANFE não tenha valor fiscal por si só, é obrigatório para a circulação da mercadoria.

O DANFE deve conter:

• Chave de acesso;
• Dados resumidos do emitente e destinatário;
• Descrição dos produtos;
• Valor total da nota;
• Código de barras da chave de acesso.

O DANFE pode ser impresso em papel comum e deve ser assinado manualmente pelo recebedor da mercadoria.

Regras de preenchimento e cuidados

A emissão correta da NF-e exige atenção a normas legais, validações do sistema emissor e boas práticas de conferência. Alguns cuidados essenciais incluem:

1. Validação de dados cadastrais

É indispensável conferir os dados do cliente, como CNPJ, inscrição estadual e endereço. Erros nesses dados podem gerar rejeição da nota ou problemas com a entrega da mercadoria.

2. Correção do CFOP e CST

A escolha incorreta do CFOP pode levar à classificação errada da operação, implicando em erros de apuração do ICMS e outros tributos. O CST ou CSOSN deve refletir corretamente o enquadramento tributário do produto e do regime da empresa.

3. Precificação e base de cálculo

Todos os valores relacionados ao produto, frete, seguro, despesas acessórias e impostos devem ser bem definidos para evitar diferenças entre o valor

total da nota e o valor efetivamente cobrado.

4. Impostos

É necessário o conhecimento da legislação para o correto destaque de tributos como ICMS, IPI, PIS e COFINS. Empresas do Simples Nacional, por exemplo, não destacam os tributos da mesma forma que empresas do Lucro Real ou Presumido.

5. Cancelamento e inutilização

A NF-e pode ser cancelada dentro do prazo legal, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria. Caso ocorra erro de numeração sem emissão da nota, é preciso fazer a inutilização da numeração junto à Sefaz.

6. Armazenamento

O arquivo XML deve ser armazenado digitalmente por no mínimo cinco anos. A ausência desses arquivos pode gerar autuações durante auditorias ou fiscalizações.

7. Ambiente de homologação

Antes de operar em ambiente de produção, é recomendável testar o sistema emissor no ambiente de homologação, evitando erros em notas reais.

Considerações finais

A NF-e representa um avanço tecnológico na gestão fiscal e no controle tributário no Brasil. Ela promove maior transparência, agilidade e segurança nas operações comerciais, tanto para empresas quanto para os fiscos estaduais e federais. No entanto, seu correto uso exige conhecimento técnico, atenção aos detalhes legais e atualização constante quanto às normas. A capacitação dos profissionais que atuam no setor fiscal é fundamental para garantir a conformidade, prevenir penalidades e assegurar a eficiência operacional da empresa.

Referências Bibliográficas

• BRASIL. Ajuste SINIEF nº 07/2005. Institui a Nota Fiscal Eletrônica. Disponível em: https://www.confaz.fazenda.gov.br.
• BRASIL. Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976. Dispõe sobre as sociedades por ações.
• SEFAZ. Manual de Orientação do Contribuinte – NF-e. Versão 7.0. Disponível em: https://www.nfe.fazenda.gov.br.
• REZENDE, Denivaldo de Moraes. Manual de Rotinas Fiscais: teoria e prática. São Paulo: IOB, 2020.
• MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 20. ed. São Paulo: Atlas, 2022.
• SILVA, Haroldo Santos Filho. Legislação Tributária: teoria e prática. São Paulo: Saraiva Educação, 2021.
• SEBRAE. Nota Fiscal Eletrônica: o que é e como emitir. Disponível em: https://www.sebrae.com.br.

Conhecimentos de CFOP, CST e NCM: Fundamentos e Aplicações Práticas

O correto preenchimento de documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), exige o domínio de códigos específicos que determinam a natureza da operação, a forma de tributação e a identificação da mercadoria. Entre esses códigos, destacam-se o CFOP (Código Fiscal de

Operações e Prestações), o CST (Código de Situação Tributária) e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Esses elementos são fundamentais para a apuração dos tributos, a escrituração correta das obrigações acessórias e a conformidade fiscal da empresa perante o Fisco.

CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações

O CFOP é um código numérico de quatro dígitos que identifica a natureza das operações fiscais realizadas por uma empresa, sejam elas de entrada ou de saída de mercadorias, prestações de serviços de transporte, devoluções, remessas, bonificações, transferências, entre outras. Seu uso é obrigatório na emissão de documentos fiscais, como NF-e, e nos livros fiscais.

Estrutura e finalidade do CFOP

Os quatro dígitos do CFOP possuem significados específicos:

• O primeiro dígito indica a natureza da operação:
• 1: entrada estadual
• 2: entrada interestadual
• 3: entrada do exterior
• 5: saída estadual
• 6: saída interestadual
• 7: saída para o exterior
• Os demais dígitos identificam a operação em si, como compra para revenda, devolução de venda, remessa em garantia, entre outras.

O CFOP é essencial para a correta apuração de tributos como o ICMS, o IPI e o ISS, e influencia diretamente a escrituração no SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI).

Exemplo prático

Uma venda de mercadoria realizada por uma empresa de São Paulo para um cliente também localizado em São Paulo será identificada com o CFOP 5.102 (venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros). Já se essa venda for para um cliente de Minas Gerais, o CFOP utilizado será 6.102, pois trata-se de uma operação interestadual.

CST – Código de Situação Tributária

O CST (Código de Situação Tributária) indica a forma de tributação de um produto ou serviço frente aos principais tributos indiretos, como ICMS, IPI, PIS e COFINS. Ele reflete o regime tributário da empresa e as condições fiscais da operação. O CST é composto por três dígitos e é utilizado por empresas enquadradas no Lucro Real ou Lucro Presumido. Já para empresas do Simples Nacional, utiliza-se a CSOSN (Código de Situação da Operação do Simples Nacional).

Principais códigos CST para ICMS

• 000 – Tributada integralmente
• 010 – Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária
• 040 – Isenta
• 060 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
• 090 – Outros

Cada CST define como o tributo será calculado ou se há isenção ou substituição tributária. A escolha incorreta do código pode resultar em erros de apuração ou em autuações fiscais.

NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul

A NCM é

um código de oito dígitos, criado com base no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias, adotado internacionalmente para classificar produtos comercializados. No Brasil, o uso da NCM é obrigatório em documentos fiscais desde 2005, por meio da Tabela TIPI (Tabela de Incidência do IPI), mantida pela Receita Federal.

Finalidade da NCM

A NCM serve para:

• Determinar a alíquota do IPI;
• Verificar a aplicação de incentivos fiscais;
• Controlar a entrada e saída de produtos no comércio internacional;
• Facilitar a fiscalização e as estatísticas de comércio exterior;
• Informar o código correto em notas fiscais e nas declarações acessórias (como EFD-Contribuições).

Exemplo prático

O código NCM 0207.14.00 refere-se a carne de frango, cortada e congelada. Cada número da NCM tem um significado técnico, e qualquer erro de classificação pode implicar em cobrança incorreta de tributos ou penalidades em fiscalizações.

Aplicações práticas e erros comuns

O correto preenchimento dos campos CFOP, CST e NCM nas notas fiscais exige capacitação contínua e conhecimento técnico atualizado. Os erros mais comuns no preenchimento desses códigos incluem:

1. Uso incorreto do CFOP

Selecionar um CFOP inadequado pode alterar a natureza jurídica da operação. Por exemplo, utilizar um CFOP de venda em uma operação de remessa em comodato pode comprometer a apuração de ICMS e gerar autuação fiscal.

2. CST incompatível com o CFOP

Alguns CFOPs exigem CSTs específicos. Por exemplo, CFOPs de substituição tributária devem estar acompanhados de CSTs que indiquem esse tipo de operação. O uso de CST 000 com um CFOP de substituição tributária configura erro grave.

3. Erro na classificação NCM

A escolha incorreta do código NCM pode impactar diretamente na alíquota de IPI, PIS e COFINS, e pode causar glosas em regimes especiais de tributação ou incentivos fiscais. Também pode afetar operações de comércio exterior, gerando multas alfandegárias.

4. Incompatibilidade entre os códigos e o regime tributário da empresa

Empresas do Simples Nacional não podem utilizar CSTs, devendo optar pelo CSOSN. O uso incorreto dos códigos compromete a escrituração do SPED e das declarações acessórias.

5. Falta de atualização da tabela de NCM

A tabela da NCM sofre alterações periódicas. Muitos erros ocorrem porque a empresa utiliza códigos que foram extintos ou modificados. É essencial consultar a Tabela TIPI atualizada, disponibilizada pela Receita Federal.

Considerações finais

Os códigos CFOP, CST e NCM desempenham funções

essenciais no processo de emissão de documentos fiscais, apuração de tributos e escrituração das obrigações acessórias. Seu uso incorreto pode comprometer a integridade fiscal da empresa, gerar inconsistências no SPED e resultar em multas ou autuações. Por isso, é indispensável que o auxiliar fiscal e demais profissionais da área estejam capacitados e atualizados sobre as normas e regras de preenchimento desses campos.

A correta aplicação desses códigos reflete não apenas o cumprimento das obrigações legais, mas também a organização e a responsabilidade fiscal da empresa. Com o avanço da tecnologia e o uso de sistemas de escrituração digital, a precisão nas informações fiscais tornou-se uma exigência inegociável.

Referências Bibliográficas

• BRASIL. Ajuste SINIEF nº 07/2005. Institui a Nota Fiscal Eletrônica. Disponível em: https://www.confaz.fazenda.gov.br.
• BRASIL. Lei nº 5.172/1966 – Código Tributário Nacional.
• RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Tabela NCM – TIPI. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal.
• MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 20. ed. São Paulo: Atlas, 2022.
• REZENDE, Denivaldo de Moraes. Manual de Rotinas Fiscais: teoria e prática. São Paulo: IOB, 2020.
• MACHADO, Hugo de Brito. Curso de Direito Tributário. 39. ed. São Paulo: Malheiros, 2023.
• SEBRAE. CFOP, NCM e CST: o que são e como usar corretamente. Disponível em: https://www.sebrae.com.br.

Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal): Conceito, Estrutura e Relevância para o Fisco

A evolução dos sistemas de controle fiscal no Brasil resultou na modernização das obrigações acessórias por meio da implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Dentre os módulos que compõem esse sistema, destaca-se a Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal), um instrumento que transformou a relação entre o contribuinte e a administração tributária, promovendo maior transparência, rastreabilidade e eficiência na fiscalização.

Neste texto, serão apresentados os principais conceitos relacionados ao SPED Fiscal, sua estrutura em blocos e a importância da correta escrituração para o cumprimento das obrigações tributárias e a prevenção de penalidades.

O que é o SPED Fiscal

A Escrituração Fiscal Digital – EFD, conhecida como SPED Fiscal, é um dos módulos do SPED, instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, que tem como objetivo unificar e digitalizar a apresentação de informações econômico-fiscais das empresas aos órgãos fiscalizadores. O SPED é uma iniciativa conjunta da Receita Federal do Brasil (RFB), das

Secretarias de Fazenda dos Estados e do Distrito Federal.

O SPED Fiscal consiste na transmissão eletrônica de livros fiscais obrigatórios, contendo registros detalhados das operações de entrada e saída de mercadorias, apuração de impostos (como ICMS e IPI), inventário de estoques e outras informações tributárias. Esse sistema substitui os antigos livros físicos, como o Livro Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário e o Livro de Apuração do ICMS e do IPI.

A obrigatoriedade da EFD varia conforme o estado e o regime tributário da empresa, sendo exigida principalmente de empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, e em alguns casos também do Simples Nacional, conforme determinação dos fiscos estaduais.

A geração do arquivo digital da EFD é feita por meio de software de gestão (ERP ou contábil), devendo seguir o layout padrão estabelecido no Guia Prático da EFD ICMS/IPI, publicado pelo SPED. Após validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA), o arquivo é assinado digitalmente e transmitido à Sefaz.

Blocos e estrutura do SPED Fiscal

O arquivo da Escrituração Fiscal Digital é organizado em blocos lógicos, que agrupam informações semelhantes e seguem uma estrutura hierárquica. Cada bloco possui registros obrigatórios ou facultativos, dependendo do perfil do contribuinte.

Principais blocos do SPED Fiscal:

• Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências: Contém dados cadastrais do contribuinte, como CNPJ, IE, razão social, endereço e natureza da atividade.
• Bloco C – Documentos Fiscais – Mercadorias (modelo 01, 1A, 04): Registra notas fiscais de entrada e saída de mercadorias, com dados de produtos, valores, tributos e CFOP.
• Bloco D – Documentos Fiscais – Serviços (transporte, telecomunicações): Utilizado por empresas que prestam ou contratam serviços de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, entre outros.
• Bloco E – Apuração do ICMS e do IPI: Contém os cálculos de débito e crédito do ICMS e IPI, resultando no valor a recolher ou a compensar.
• Bloco G – Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP): Relaciona a aquisição de bens do ativo imobilizado e o crédito proporcional de ICMS.
• Bloco H – Inventário Físico: Informações sobre os estoques existentes no fim do período de apuração.
• Bloco 1 – Outras Informações: Registros diversos, como informações complementares, ajustes fiscais e obrigações específicas por estado.
• Bloco 9 – Encerramento do Arquivo Digital: Totalizadores e encerramento formal do arquivo da escrituração.

A correta organização e

preenchimento desses blocos são fundamentais para garantir a consistência dos dados e evitar erros de validação ou inconsistências fiscais.

Importância da correta escrituração para o fisco

A Escrituração Fiscal Digital representa um dos principais instrumentos de controle da administração tributária, permitindo o cruzamento automático de dados e a detecção de inconsistências nas operações informadas pelas empresas. Por meio da EFD, os fiscos estaduais e federal podem monitorar, quase em tempo real, as seguintes situações:

• Incompatibilidades entre entradas e saídas de mercadorias;
• Divergências na apuração de ICMS e IPI;
• Operações não declaradas (omissão de receitas);
• Erros na classificação fiscal de produtos (NCM) ou CFOP;
• Notas fiscais inidôneas ou canceladas fora do prazo legal.

Além de ser uma obrigação legal, a correta escrituração da EFD é essencial para garantir a integridade das informações contábeis, a conformidade tributária da empresa e a segurança no relacionamento com fornecedores e clientes. Erros ou omissões podem acarretar penalidades severas, incluindo multas por entrega fora do prazo, inconsistência de dados ou ausência de informações obrigatórias.

Outro aspecto relevante é que os dados informados no SPED Fiscal servem de base para outras declarações e obrigações acessórias, como a DCTF, o SPED Contribuições, o SPED Contábil e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Assim, um erro na EFD pode propagar-se para outros módulos, comprometendo toda a estrutura de conformidade da empresa.

A automatização e integração dos sistemas também exigem que os profissionais fiscais e contábeis estejam em constante atualização sobre as mudanças nos layouts, novas exigências legais, ajustes no PVA e interpretações das secretarias de Fazenda estaduais.

Considerações finais

O SPED Fiscal representa um marco na modernização da administração tributária brasileira e na forma como as empresas prestam contas ao Fisco. Sua estrutura digital promove maior eficiência, transparência e confiabilidade nas informações fiscais, mas também exige alto grau de rigor técnico e responsabilidade dos profissionais da área.

A correta escrituração da EFD é mais do que uma obrigação legal: é um requisito estratégico para a sustentabilidade das operações, a prevenção de riscos fiscais e o bom relacionamento com os órgãos de controle. Para garantir essa conformidade, é indispensável investir em capacitação técnica, sistemas integrados e auditoria interna contínua.

Referências Bibliográficas

• BRASIL. 

• Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Disponível em: http://www.planalto.gov.br
• RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Portal Nacional do SPED. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/sped
• SPED. Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI – versão 3.0.9. Disponível em: https://sped.rfb.gov.br
• REZENDE, Denivaldo de Moraes. Manual de Rotinas Fiscais: teoria e prática. São Paulo: IOB, 2020.
• MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 20. ed. São Paulo: Atlas, 2022.
• MACHADO, Hugo de Brito. Curso de Direito Tributário. 39. ed. São Paulo: Malheiros, 2023.
• SEBRAE. Entenda o que é o SPED Fiscal e sua importância para sua empresa. Disponível em: https://www.sebrae.com.br