Básico em Agente de Prevenção de Perdas

afetar sua produtividade diária. 

Sem falar nos problemas de saúde que, muitas vezes, tiram o recurso humano por horas ou dias da sua função. Representando, no final das contas, prejuízo para o empregador.

Financeiros

Aqui, entram as perdas que podem ser percebidas de forma contundente, pois afetam diretamente o caixa da empresa.

Entre elas estão os já falados furtos dentro da loja, desvios de mercadorias, itens vencidos que precisam ser descartados, assaltos e fraudes. Bem como equívocos na hora da cobrança, e, até mesmo, a inadimplência de alguns clientes.

Dentro destes prejuízos financeiros entram também as perdas de origem desconhecida, em que o produto entra no sistema de controle da empresa. Porém, em uma ocasião de inventário, não é localizada a sua saída e nem a existência no estoque. 

Quais as perdas mais comuns que esses fiscais tentam evitar? 

Dentro da loja, os fiscais de prevenção de perdas tentam evitar:

•       Furtos por clientes;

•       Consumo durante as compras;

•       Produtos vencidos nas gôndolas;

•       Quebras de itens;

•       Avarias do tipo abertura de embalagens;

•       Deterioração por exposição inadequada;

•       Cobrança equivocada para menos;

•       Troca de etiquetas pelos clientes; 

•      Golpes;

•       Acidentes causados por clientes;

•       Ações cíveis ou criminais;

•       Inadimplência.

Já na gestão do estoque, a responsabilidade do agente de prevenção de perdas é evitar:

•       Falhas no cadastro de entrada dos produtos;

•       Falhas na hora da compra;

•       Furtos internos;

•       Deterioração por armazenamento inadequado.

Quando se analisa o papel desse profissional na área administrativa, sua responsabilidade é a fiscalização de:

•       Falhas administrativas;

•       Desperdício de recursos como luz, água, telefone, produtos de limpeza, frota etc;

•       Falhas que possam gerar multas ou processos; 

•       Descontrole de pagamentos como duplicidade ou prática de preços equivocados;

•       Imperfeições na produção dos itens;

•       Gafes em processos operacionais;

•       Desatenções que possam causar acidentes ou doenças ocupacionais dos funcionários;

•       Ações trabalhistas;

•       E até fiscalizar o processo de contratação de colaboradores, para que não haja alta rotatividade, horas extras, faltas e falhas na produção e/ou venda.

O que é prevenção de perdas?

Prevenção de perdas é uma estratégia utilizada por várias empresas, principalmente do varejo, que visa evitar gastos fora do planejado, prejuízos com danos e

rombos e desperdícios de todo o gênero.

Essa estratégia reúne práticas, técnicas e tecnologias que são usadas na gestão de ativos e passivos de uma organização.

O profissional responsável pela prevenção de perdas deve realizar uma série de tarefas com o objetivo de monitorar, fiscalizar e administrar atividades da empresa que possam gerar prejuízos. Sejam eles físicos, financeiros, de recursos humanos e, até mesmo, de imagem.

As grandes corporações contam com setores inteiros exclusivamente para essa atividade. Já as organizações de pequeno porte costumam ter um profissional na loja para executar essa responsabilidade.

Contar com esse perito auxilia, inclusive, a aumentar a margem de lucro, contendo os riscos de despesas.

Comumente, as perdas podem ser divididas em dois conceitos: perdas desconhecidas e quebras operacionais.

Perdas desconhecidas: Existe? É possível? 

Sim, é possível que uma empresa registre perdas desconhecidas ao realizar um balanço ou inventário. Essas perdas são consideradas qualquer tipo de sinistro que cause o desaparecimento de um item do estoque.

Ao fazer o balanço, a equipe ou o profissional verifica que houve a entrada no estoque de um determinado item. Mas, apesar de não ter sido dada a sua baixa, ele não é encontrado em nenhum local da organização. Nem na prateleira, no estoque ou em uso.

São os popularmente conhecidos como “sumiços”.

Quebras operacionais: um sentido amplo

Excluindo os desaparecimentos de mercadorias, todas as demais perdas são consideradas quebras operacionais. Desde furtos, atrasos de funcionários, desperdícios de matéria-prima ou outros recursos e mal uso de frota.

Até mesmo um “arranhão” na imagem da empresa, como uma resposta equivocada de um funcionário a um cliente fiel, que não volta mais, é considerada uma quebra operacional.  

Como conter as perdas dentro das empresas? 

Para ajudar as empresas a conter as perdas, Anderson A. Ozawa, presidente do Instituto Prevenção de Perdas Brasil, lançou o livro: Pentágono de Perdas – Transformando Perdas em Lucros. Nele, o autor define os cinco elementos essenciais para construir um programa estratégico e sustentável de prevenção de perdas:

1.     Pessoas: São fundamentais em todos os processos, do início ao fim. Por isso dá importância não só do fiscal de prevenção de perdas, mas de cada colaborador, que precisa agir de acordo com a cultura organizacional, com comprometimento e honestidade; 

2.     Processos: Procedimentos bem definidos e alinhados auxiliam no combate,

prevenção e controle de perdas na produção. Auxiliando, assim, as pessoas a saberem exatamente quais suas responsabilidades e tarefas diárias, para executarem com eficiência;

3.     Tecnologias: Soluções como checklists, sistemas de gestão de tarefas e de estoque e circuitos de câmeras com monitoramento 24h contribuem para o alcance das metas, organizando os dados e informações da empresa;

4.     Informações: A partir de informações completas e organizadas, sempre é possível tomar decisões mais assertivas e acompanhar onde estão os pontos mais sensíveis de perdas;

5.     Indicadores: eles são a melhor forma de mensurar se as ações estão surtindo efeito ou não.

Se a empresa consegue ter os dados de antes de implantar um checklist semanal e depois, por exemplo, conseguirá analisar o quanto a implantação valeu em termos de retorno do investimento.

Com esses cinco elementos funcionando de forma alinhada e coordenada, com certeza, a empresa alcançará melhores resultados no trabalho do Fiscal de Prevenção de Perdas. 

Como se destacar como um fiscal de prevenção de perdas?  

Por ser um cargo relativamente novo no organograma das empresas no Brasil, o fiscal de prevenção de perdas precisa reunir uma série de competências e habilidades para ser bem-sucedido.

Entre as principais, podemos listar:

•       Ser detalhista e fiscalizador, pronto para perceber eventuais problemas, desvios e a necessidade de melhorias;

•       Ter senso crítico e bom senso, para tomar decisões sempre em benefício da empresa, sem colocá-la em uma situação delicada frente a clientes e colaboradores;

•       Ser um bom comunicador e argumentador, para saber alertar em caso de situações de risco – sem causar polêmicas ou embates mais acalorados;

•       Ser líder, para gerenciar equipes de forma que todos se engajem rumo ao atendimento das metas propostas;

•       Ter visão estratégica do negócio;

•       Saber reconhecer inovações que possam contribuir com seu trabalho e ter destreza tecnológica para usar as ferramentas a seu favor;

•       Conhecer a cultura organizacional e estar preparado para implementar a melhoria contínua;

•       Buscar atualização constante sobre técnicas e métodos de gestão;

•       Conhecer e acompanhar a legislação que o impacta e estar atento às inovações do mercado.

Algumas empresas exigem que esse profissional tenha formação acadêmica de nível superior em cursos como administração, comércio exterior, contábeis, economia, direito, logística, psicologia, TI entre outras. A

prioridade vai depender das atribuições do profissional na organização.

Outros conhecimentos muitas vezes exigidos são especializações profissionais, do tipo pós-graduação ou MBA, além de informática e um segundo idioma. Porém, também varia conforme as responsabilidades que o agente de prevenção de perdas irá assumir.

Os principais setores empresariais que demandam a presença do agente de prevenção de perdas 

Toda empresa convive diariamente com riscos de perdas, sejam elas administrativas, financeiras ou operacionais, conhecidas ou desconhecidas.

Mas, os setores que o agente de prevenção de perdas se tornou muito essencial, de fato, é o varejo.

Como lojas, supermercados e farmácias que têm seus produtos expostos em prateleiras e contam com circulação constante de público precisam redobrar os cuidados com as perdas. Especialmente pensando em furtos, desvios de estoque e assaltos.