Prevenção de Perdas normalmente é uma prática que exige um planejamento de longo prazo e cuidados dentro de uma empresa e deve ter o apoio dos níveis de diretoria e gerência, necessitando de plano de ações de curto, longo e médio prazos (Oliveira, 2008). Com foco na prioridade de trazer resultados, mensurados financeiramente e geração de valor para a organização.

A Prevenção de Perdas é encarada como uma área multidisciplinar porque se lida com processos, pessoas e tecnologia.

Não há como se falar em prevenção de perdas se não houver um engajamento e educação de todos os colaboradores da empresa.

Benefícios em fazer a prevenção de perdas

Quando a gestão e prevenção de perdas é bem planejada, seu negócio atrai diversos benefícios a curto e longo prazo.

Entre essas principais vantagens, podemos citar:

•       Aumento da produtividade da equipe;

•       Melhora no atendimento aos consumidores;

•       Melhora na experiência de compra;

•       Aumento do faturamento da loja;

•       Possibilidade de investimentos, já que há aumento no lucro, o que pode melhorar ainda mais o atendimento e a produtividade.

Tipos de Perdas

A principal perda do segmento varejista é obtida pelo resultado da diferença entre os estoques contábil e físico apurado na ocasião do inventario físico de mercadorias.

Existem pelo menos cinco tipos de perdas

–   Perdas de Estoque

− Perdas Financeiras

− Perdas Administrativas

–   Perdas Comerciais e

− Perda de Produtividade.

Como fazer a prevenção de perdas?

Como vimos, existem diversas possibilidades entre as causas das perdas de um negócio. Então, não existe exatamente uma só maneira de fazer a prevenção de perdas, mas sim um conjunto de ações focadas em cada área onde ocorrem.

Confira, por exemplo, como fazer prevenção de perdas em sua loja ou supermercado!

O primeiro passo para a prevenção de perdas é descobrir de onde ela vem. Para isso, faça um mapeamento para investigar quais tipos de perda você pode estar tendo.

Fique atento nos tipos que demos de exemplo e procure outros que fazem mais sentido conforme a área de atuação do seu negócio. Faça uma lista dos problemas que observou, junto com anotações se achar necessário.

Em seguida, vá para o segundo passo: elaborar um planejamento de medidas de prevenção.

Sabendo a origem da perda, fica mais fácil de criar um planejamento que faça sentido e seja efetivo. Anote todas as suas ideias para selecionar as melhores opções.

Um dos principais processos da prevenção de perdas é o inventário, que

trataremos a seguir devido sua importância.

Inventários

Os inventários são de extrema importância no processo de prevenção de perdas. Por quê? Simples, os inventários são nossos termômetros. É o inventário que apontará o valor das perdas, e indicará se a equipe está tendo sucesso com os processos. 

O inventário está para a prevenção de perdas, assim como um termômetro está para o tratamento de um paciente febril.

O ideal é que sejam feitos inventários gerais uma vez a cada seis meses e os rotativos sejam feitos toda semana, dependendo do departamento.

Dependendo do tamanho e da necessidade da sua loja, essas datas podem variar. Isso, quem irá analisar e definir é você ou sua equipe responsável pelo processo de prevenção de perdas. 

Faça inventários supervisionados. Para os inventários gerais, contrate uma empresa especializada e vá aprendendo e treinando seus colaboradores para os inventários rotativos. 

Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque traz diversos benefícios para a empresa, como por exemplo:

•       Melhoria na gestão de estoque

•       Melhoria no atendimento ao cliente

•       Melhoria na organização do estoque

•       Redução de perdas

•       Redução de desperdícios

•       Redução de custos

•       Auxílio para atender requisitos da legislação

Com o estoque inventariado regularmente, sua indústria consegue atender melhor os pedidos de seus clientes, evitando atrasos e problemas com o estoque.

Além disso, seu estoque fica mais organizado, o que reduz perdas e desperdícios. Assim, há uma redução geral dos custos deste setor tão importante em uma indústria.

Para fechar, o inventário de estoque auxilia a sua indústria a entregar informações fiscais para o governo, evitando diferenças entre os dados.

Como fazer o inventário de estoque?

Para fazer um bom inventário de estoque sua empresa precisa seguir alguns passos para evitar erros. Listamos abaixo os mais importantes, confira:

Passo 1: classificação de produtos

Para começar, sua indústria precisa definir classificações e então classificar todos os produtos e materiais no estoque. O ideal é usar grupos e conjuntos para otimizar a classificação do seu estoque.

Nessa etapa também é importante lembrar que o ideal é sua indústria possuir um sistema de código de barras para facilitar a identificação e listagem dos itens do estoque.

Vale também a leitura das dicas práticas para a gestão de materiais.

Passo 2: identificação da rotatividade do estoque

O próximo passo é definir qual a

rotatividade do seu estoque ou o seu giro de estoque. Ou seja, é preciso saber quando um estoque é utilizado e precisa ser reposto em um período determinado.

Estipule um intervalo em que o seu estoque precisa ser reposto e assim sua equipe consegue trabalhar de forma muito mais assertiva. Desde a etapa de compras, produção e até as vendas.

Passo 3: definição da periodicidade do inventário de estoque

Agora que a rotatividade do seu estoque está identificada e estipulada, é preciso fazer o mesmo para o seu inventário de estoque.

Ou seja, é preciso determinar de quanto em quanto tempo sua indústria irá fazer a contagem de produtos no estoque.

O objetivo é melhorar a confiabilidade das informações, aumentar a segurança do seu estoque e evitar declarações com erros para o fisco.

Isso porque caso algum produto desapareça do seu estoque, você só precisará investigar até o período do último inventário. Além disso, sua indústria precisa enviar informações para o governo e um inventário confiável pode ajudar enormemente sua empresa.

Os três formatos mais comuns para essa periodicidade são: inventário de estoque rotativo, inventário de estoque periódico e inventário de estoque permanente.

Como funciona o inventário de estoque rotativo:

Nessa modalidade o estoque tem seus itens contados em intervalos de períodos pré-definidos, como por exemplo: diário, semanal, mensal, bimestral etc.

Cada empresa determina qual o melhor intervalo para sua realidade e aplica o inventário de estoque no período.

Como funciona o inventário de estoque periódico:

Nessa modalidade de inventário de estoque, a empresa determina um período final para o inventário.

O objetivo é atualizar o controle de estoque, corrigindo falhas e problemas, para assim gerar demonstrativos financeiros mais confiáveis e detalhados.

Como funciona o inventário de estoque permanente:

Existe também o chamado inventário de estoque permanente, onde a empresa faz o controle de forma automatizada.

Cada movimentação de entrada ou saída do estoque gera uma atualização no status do produto.

Esse tipo de inventário de estoque não requer um período determinado, já que ocorre continuamente.

Passo 4: definição detalhada de dias para o inventário de estoque

Além de determinar a periodicidade do inventário de estoque, é importante definir quais serão os dias e até horários em que o inventário será feito.

O objetivo é garantir que o inventário seja feito mesmo que haja excesso de demanda ou outros problemas, como feriados e troca de equipe.

Escolha

dias e horários com pouco movimento e que tenham mais segurança para realizar o inventário de estoque com segurança.

Passo 5: checagem com confirmação

O ideal é conferir cada contagem com pelo menos dois colaboradores. Dessa forma se ambos chegarem ao mesmo número quer dizer que a contagem foi feita com sucesso.

Isso é importante para eliminar qualquer possibilidade de falha humana no processo do inventário.

Passo 6: verificação de dados com sistema de controle de estoque

Depois que concluir o seu inventário de estoque e possuir em mãos os dados dos seus produtos e materiais, cruze as informações com o seu sistema de controle de estoque.

Dessa forma você poderá identificar falhas no controle e manterá as informações de estoque atualizadas para sua equipe se planejar com segurança.